De do’s & don’ts van de werkgeversverklaring

Een medewerker die een hypotheek, huurwoning of lening wil afsluiten, vraagt je mogelijk om een werkgeversverklaring. Op het eerste gezicht lijkt dit een administratieve formaliteit, maar het opstellen van zo’n verklaring brengt belangrijke verantwoordelijkheden én risico’s met zich mee.

In dit artikel zetten we de belangrijkste do’s & don’ts voor je op een rij, zodat je weet waar je op moet letten – en voorkomt dat een goed bedoeld gebaar vervelende juridische of financiële gevolgen krijgt.

Wat is een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring is een schriftelijke verklaring waarin je informatie verstrekt over het dienstverband van een medewerker. Denk aan de functie, de duur van het contract, het loon en – bij tijdelijke contracten – of je de intentie hebt om het dienstverband voort te zetten.

In principe is het afgeven van een werkgeversverklaring geen probleem. Maar in de praktijk komt het voor dat een medewerker vraagt om informatie bewust positiever voor te stellen dan deze feitelijk is. Bijvoorbeeld door een tijdelijk contract als ‘vast’ aan te merken, een proeftijd te verzwijgen of het inkomen hoger op te geven dan het daadwerkelijk is.

Sommige werkgevers doen dit uit coulance of gemak, maar dat kan grote gevolgen hebben.

Geen rechten voor de medewerker

Een medewerker kan géén rechten ontlenen aan een werkgeversverklaring. Ook als je invult dat je de intentie hebt om het contract voort te zetten, ben je daar juridisch niet aan gebonden. Je mag het dienstverband alsnog beëindigen, bijvoorbeeld bij tegenvallend functioneren of veranderde omstandigheden binnen het bedrijf.

Valsheid in geschrifte = een misdrijf

Een werkgeversverklaring moet altijd 100% op waarheid gebaseerd zijn. Vul je bewust onjuiste informatie in? Dan pleeg je valsheid in geschrifte – een strafbaar feit. Wordt een bank of verhuurder daardoor benadeeld, dan kan dit leiden tot aangifte en aansprakelijkheid voor de schade.

Ook als je de verklaring door de medewerker zelf laat invullen, blijf jij als werkgever verantwoordelijk. Controleer dus altijd de inhoud voordat je ondertekent.

Voorbeeld uit de praktijk

In een recente zaak gaf een werkgever aan dat een medewerker al een loonsverhoging had ontvangen, terwijl die pas later zou ingaan. De medewerker kreeg op basis van die informatie een lening, maar kon de betalingsverplichtingen uiteindelijk niet nakomen. De bank stelde de werkgever aansprakelijk, en de rechter gaf hen deels gelijk: de verklaring was misleidend en had tot schade geleid.

Ben je verplicht om een verklaring af te geven?

Nee, er is geen wettelijke verplichting om een werkgeversverklaring af te geven. Wel geldt het principe van goed werkgeverschap. Wil je een verklaring weigeren, dan moet je daar een gegronde reden voor hebben. Denk bijvoorbeeld aan zorgen over de financiële situatie van de medewerker.

De belangrijkste do’s & don’ts

Do:

• Vul de verklaring feitelijk, volledig en naar waarheid in.
• Vermeld duidelijk wanneer toekomstige wijzigingen (zoals loonsverhoging) ingaan.
• Informeer de medewerker schriftelijk dat de verklaring enkel bedoeld is voor een aanvraag (hypotheek, huurwoning, lening).

Don’t:

• Geef geen garanties over verlenging als daar nog onzekerheid over is.
• Laat de medewerker de verklaring niet zelfstandig invullen zonder controle.
• Werk nooit mee aan het bewust verdraaien van feiten, ook niet “voor de goede zaak”.

Hulp nodig bij het opstellen van een werkgeversverklaring?

Het correct invullen van een werkgeversverklaring voorkomt veel misverstanden én mogelijke juridische risico’s. Wij helpen je daar graag bij. Wil je zeker weten dat jouw verklaring klopt en aan alle voorwaarden voldoet? Laat het ons weten.