Sinterklaascadeau voor je medewerkers? Controleer eerst je WKR

Een chocoladeletter op het bureau, een sinterklaaspakket of een kerstgeschenk als bedankje voor het afgelopen jaar. Het zijn mooie manieren om jouw medewerkers te laten weten dat je hun inzet waardeert. Maar hoe zit het eigenlijk met de belastingregels rondom deze attenties?

Het einde van het jaar is een goed moment om stil te staan bij de Werkkostenregeling (WKR). Want met een juiste toepassing van deze regeling kun je jouw medewerkers iets extra’s geven, zonder dat je achteraf voor onverwachte kosten komt te staan.

Een chocoladeletter is niet automatisch belastingvrij

Een kleine attentie lijkt misschien fiscaal onschuldig. Toch maakt de Belastingdienst onderscheid tussen verschillende soorten geschenken.

Zo bestaat er een regeling voor kleine persoonlijke geschenken, bijvoorbeeld bij een verjaardag of andere persoonlijke gelegenheid. Een chocoladeletter die je met Sinterklaas aan al jouw medewerkers geeft, valt hier doorgaans niet onder. Het cadeau is namelijk verbonden aan een algemeen feest en niet aan een persoonlijke gebeurtenis. Dat betekent niet dat je over iedere chocoladeletter belasting moet betalen. Wel is het belangrijk dat je het geschenk op de juiste manier verwerkt binnen de WKR.

Gebruik de vrije ruimte van je WKR

Binnen de Werkkostenregeling mag je als werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan jouw medewerkers geven. Hiervoor kun je gebruikmaken van de vrije ruimte. Een sinterklaascadeau, kerstpakket of andere feestelijke attentie kun je in veel gevallen aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in deze vrije ruimte. Zolang je binnen de beschikbare ruimte blijft en aan de voorwaarden voldoet, betaal je hierover als werkgever geen eindheffing. Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je in beginsel 80% eindheffing over het bedrag waarmee je de ruimte overschrijdt. Het is daarom verstandig om vooraf te controleren hoeveel ruimte je nog hebt. Zo weet je wat er mogelijk is en voorkom je dat een goedbedoeld cadeau onverwacht duur uitvalt.

Waarom het einde van het jaar een goed controlemoment is

In de laatste maanden van het jaar ontstaat vaak een duidelijker beeld van de totale loonsom en de vergoedingen en verstrekkingen die al binnen de WKR zijn verwerkt. Misschien blijkt dat je nog vrije ruimte beschikbaar hebt. Die kun je mogelijk benutten om jouw medewerkers extra te waarderen. Maar het kan ook zijn dat je al dicht tegen de grens aan zit, bijvoorbeeld door eerdere personeelsactiviteiten of andere vergoedingen.

Door tijdig inzicht te krijgen in de beschikbare ruimte, kun je bewuste keuzes maken. Niet alleen over de feestdagen, maar ook over andere arbeidsvoorwaarden die je dit jaar nog wilt aanbieden.

De WKR gaat verder dan sinterklaas en kerst

Hoewel de WKR rond de feestdagen extra aandacht krijgt, speelt de regeling het hele jaar door een rol.

Denk aan een personeelsuitje, bedrijfsfitness, een fietsregeling of bepaalde voorzieningen voor thuiswerken. Ook bij jubilea en andere attenties is het belangrijk om te kijken welke fiscale regels van toepassing zijn.

Niet iedere vergoeding of verstrekking hoeft overigens ten laste van de vrije ruimte te komen. Voor sommige voorzieningen gelden gerichte vrijstellingen of andere fiscale regels. Juist daarom is het belangrijk om verder te kijken dan alleen het beschikbare bedrag. Een goede inrichting van de WKR begint bij inzicht in wat je verstrekt, waarom je dat doet en hoe je dit fiscaal verwerkt.

Voorkom verrassingen bij de jaarafsluiting

Een cadeau voor jouw medewerkers moet vooral een blijk van waardering zijn. Niet een fiscale verrassing achteraf.

Door vóór de feestdagen jouw WKR te controleren, krijg je inzicht in de mogelijkheden en eventuele risico’s. Zo kun je de beschikbare ruimte bewust benutten en zorg je dat vergoedingen en verstrekkingen op de juiste manier in de salarisadministratie terechtkomen.

Wil je weten hoeveel vrije ruimte jouw organisatie nog heeft of twijfel je over de fiscale verwerking van personeelsgeschenken? De adviseurs van Xelio kijken graag met je mee, zodat jij jouw medewerkers met een gerust gevoel kunt verrassen.