Goed belonen betekent goed vastleggen!

Betaal je jouw medewerkers meer dan wat de CAO voorschrijft? Dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. In veel bedrijven ontvangen medewerkers een salaris dat hoger ligt dan de CAO-inschaling voor hun functie. Dit kan te maken hebben met hun kwaliteiten of met de noodzaak om talent aan te trekken en te behouden in een krappe arbeidsmarkt. Hierdoor komt het regelmatig voor dat het salarisaanbod niet aansluit bij de formele CAO-inschaling. Dit kan later voor onduidelijkheden zorgen, vooral bij CAO-wijzigingen of loonsverhogingen.

Praktijkvoorbeeld: onduidelijkheid over salarisschaal

Stel, een medewerker valt volgens de CAO in loonschaal 7, maar om een marktconform salaris te bieden, krijgt hij een salaris dat past bij schaal 8 of hoger. Op papier is hierdoor niet duidelijk in welke schaal de functie valt. Wanneer de CAO wordt verhoogd, kan dit leiden tot problemen bij het correct doorvoeren van de loonsverhoging en mogelijk tot discussies met de medewerker die je juist wilt behouden.

Let op! Ook als jouw medewerker meer verdient dan het in de CAO vastgestelde salaris, ben je verplicht de loonsverhoging door te voeren. Je moet namelijk alle onderdelen van de CAO correct naleven; het ene onderdeel compenseren met het andere is niet toegestaan.

Een CAO-verhoging kan in basis op twee manieren plaatsvinden:

• Verhoging van de feitelijke lonen – Hierbij wordt het salaris van de medewerker met een vast percentage verhoogd. Dit is de eenvoudigste methode, omdat er geen rekening gehouden hoeft te worden met functie-indeling of salarisschalen.
• Verhoging van de salarisschalen – In dit geval moet duidelijk zijn in welke schaal de functie valt om te bepalen of de medewerker in aanmerking komt voor een extra verhoging of al boven de eindschaal zit.

Wanneer de inschaling niet goed is vastgelegd, kan een medewerker later alsnog aanspraak maken op een CAO-verhoging, terwijl dit als werkgever voorkomen had kunnen worden door de juiste schaal direct te registreren.

Wat kun je doen om dit te voorkomen?

• Leg de functie-inschaling schriftelijk vast: Zorg ervoor dat bij iedere medewerker duidelijk is in welke functiegroep en loonschaal zijn of haar functie valt. Ook als je bewust een hoger salaris betaalt, is het belangrijk de formele inschaling te registreren. Dit voorkomt discussies bij een CAO-wijziging.
• Maak heldere functiebeschrijvingen: Een gedetailleerde functiebeschrijving helpt niet alleen bij de inschaling, maar ondersteunt ook:
• Het vaststellen van opleidings- en ervaringseisen
• Het bepalen van prestatieverwachtingen
• De werving en selectie van nieuwe medewerkers
• Juridische onderbouwing bij bijvoorbeeld ontslagprocedures
• Let op CAO-afwijkingen: In een minimum-CAO mag je in het voordeel van de medewerker afwijken en een hoger salaris bieden. Bij een standaard-CAO is dit niet toegestaan. Het niet naleven van de CAO kan leiden tot claims en financiële risico’s.
• Voorkom de gevolgen van een onjuiste inschaling. Een verkeerde inschaling kan leiden tot:
  – Nabetalingen als blijkt dat een medewerker te weinig heeft ontvangen.
  – Juridische geschillen, bijvoorbeeld bij ontslag, waarbij een onduidelijke functieomschrijving voor complicaties zorgt.

Conclusie

Een marktconform salaris is belangrijk, maar een duidelijke inschaling en functiebeschrijving zijn minstens zo essentieel. Dit voorkomt administratieve problemen, financiële claims en juridische complicaties in de toekomst.

Hulp nodig? Xelio ondersteunt je graag!

De adviseurs van Xelio helpen je bij de juiste inschaling, functie-indeling en CAO-toepassing. Zo ben je verzekerd van een correct beloningsbeleid, volledig in lijn met de geldende wet- en regelgeving.