Werkkostenregeling 2027: meer dan een fiscale regeling

 Voor veel ondernemers is de werkkostenregeling (WKR) iets waar pas aan het einde van het jaar naar wordt gekeken. Even controleren of alles goed verwerkt is en of de vrije ruimte niet is overschreden.

Dat is begrijpelijk, maar eigenlijk zonde. Want de werkkostenregeling kan veel meer zijn dan een fiscale regeling. Het is ook een middel om medewerkers te waarderen, arbeidsvoorwaarden aantrekkelijker te maken en als werkgever onderscheidend te zijn.

Met de aangekondigde wijzigingen in het Belastingplan 2027 is dit een goed moment om opnieuw te kijken naar wat er mogelijk is binnen jouw organisatie.

Wat is de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan medewerkers geven zonder dat zij daar direct loonbelasting over betalen. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een fietsregeling, een opleiding, een thuiswerkvergoeding of een personeelsuitje.

De regeling kent verschillende onderdelen, zoals gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. Juist die combinatie maakt de WKR soms ingewikkeld. Niet omdat de regels onduidelijk zijn, maar omdat er in de praktijk veel mogelijkheden zijn en iedere organisatie andere keuzes maakt.

Wat verandert er in 2027?

De vrijstelling voor personeelskorting verdwijnt. Werkgevers kunnen medewerkers nu nog onder voorwaarden een belastingvrije korting geven op producten of diensten uit hun eigen branche. Hiervoor geldt een vrijstelling tot maximaal € 500 per medewerker per jaar.

Het kabinet wil deze vrijstelling vanaf 2027 afschaffen. Werkgevers kunnen dergelijke voordelen nog wel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.

Voor de meeste organisaties zal dit weinig gevolgen hebben. Voor bedrijven die veel werken met personeelskortingen, zoals winkels, autobedrijven of webshops, kan dit wel invloed hebben op de beschikbare vrije ruimte. Dat hoeft niet direct een probleem te zijn, maar het vraagt wel om een heroverweging van bestaande arbeidsvoorwaarden.

Hogere onbelaste kilometervergoeding

Daarnaast stijgt de maximale onbelaste vergoeding voor zakelijke kilometers naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging werkt terug tot 1 januari 2026.

Voor organisaties met veel medewerkers die onderweg zijn, kan dit een interessante ontwikkeling zijn. Niet alleen omdat medewerkers beter worden gecompenseerd voor hun reiskosten, maar ook omdat het kan bijdragen aan aantrekkelijk werkgeverschap.

Waar liggen de kansen?

Bij Xelio zien we dat veel werkgevers de WKR vooral gebruiken als administratieve regeling. De focus ligt dan op de vraag of alles fiscaal klopt. Een veel interessantere vraag is eigenlijk: hoe kan de WKR bijdragen aan goed werkgeverschap?

Dat begint vaak bij onderwerpen die voor medewerkers écht van waarde zijn, zoals:

Steeds meer organisaties besteden aandacht aan duurzame inzetbaarheid. Medewerkers moeten gezond kunnen werken, nu én in de toekomst. Afhankelijk van de situatie zijn er binnen de bestaande regels mogelijkheden voor bijvoorbeeld sportvoorzieningen, ergonomische werkplekken of preventieve begeleiding.

Voor werkgevers levert dat vaak meer op dan alleen een fiscaal voordeel. Gezonde medewerkers zijn doorgaans ook beter inzetbaar en minder vaak langdurig afwezig.

In vrijwel iedere sector blijft het vinden en behouden van goede medewerkers een uitdaging. Daarom kijken veel werkgevers naar opleidingen, vakinhoudelijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. Binnen de WKR bestaan hiervoor vaak interessante mogelijkheden. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor medewerkers die zich willen ontwikkelen in hun vak.

Hoewel thuiswerken inmiddels heel normaal is geworden, zien we dat veel organisaties hun afspraken hierover nooit echt opnieuw hebben bekeken. Juist op dit onderwerp zijn vaak nog optimalisaties mogelijk. Denk aan vergoedingen, voorzieningen of ondersteuning bij de inrichting van een thuiswerkplek.

Wanneer ontstaat risico?

De WKR biedt veel mogelijkheden, maar vraagt ook om zorgvuldigheid. In de praktijk zien we dat fouten vooral ontstaan rondom personeelsfeesten, cadeaubonnen, jubilea, fietsregelingen en andere extra’s voor medewerkers.

Een veelvoorkomend aandachtspunt is de aanwijzing als eindheffingsloon. Wanneer dit niet op de juiste manier gebeurt, kan achteraf alsnog belasting verschuldigd zijn.

Vooral bij groeiende organisaties gebeurt dit vaker dan werkgevers denken. Niet omdat men iets verkeerd wil doen, maar omdat regelingen in de loop van de tijd veranderen terwijl processen daar niet altijd in meegroeien.

Een goed moment om opnieuw te kijken

De wijzigingen voor 2027 zijn misschien niet spectaculair, maar ze vormen wel een mooi moment om opnieuw naar je arbeidsvoorwaarden te kijken.

Dat zijn vaak waardevollere vragen dan alleen kijken of er voldoende vrije ruimte overblijft.

Hoe kan Xelio helpen?

De werkkostenregeling raakt zowel salarisadministratie als HR-beleid. Juist daarom loont het om af en toe een stap terug te doen en naar het geheel te kijken.

Bij Xelio helpen we organisaties niet alleen met de juiste toepassing van de regels, maar ook met de vraag hoe arbeidsvoorwaarden kunnen bijdragen aan betrokken medewerkers en aantrekkelijk werkgeverschap. Want een goed ingerichte werkkostenregeling gaat uiteindelijk niet alleen over fiscaliteit. Het gaat over mensen. En over de keuzes die je maakt als werkgever.

Heb je vragen of wil je eens sparren? Neem dan gerust contact op.